Modèle de matrice RACI Excel : un seul R et un seul A par ligne, vérifié
Les tâches en lignes, les intervenants en colonnes, une lettre à chaque croisement. Ce classeur vérifie la règle que presque toutes les matrices enfreignent dès la troisième ligne : un seul réalisateur et un seul approbateur par tâche.
Fichier .xlsx · 85 Ko · aucune macro
Le principe : une matrice RACI ne sert pas à faire un tableau
Elle sert à voir les manques avant qu'ils bloquent.
Responsible ne veut pas dire responsable
En anglais, le R désigne celui qui fait le travail. Celui qui répond du résultat, c'est le A. Un chef de projet qui se met en R sur toutes les lignes, parce qu'il se sent responsable, se déclare exécutant de tout et laisse la colonne des décisions vide. Le classeur écrit le mot français à côté de chaque lettre.
Deux R sur une ligne, et plus personne ne la porte
Chacun avance en supposant que l'autre couvre le reste. Deux A, et chacun attend que l'autre tranche. La colonne Contrôle signale ces lignes dès qu'elles apparaissent, et quand deux noms semblent légitimes, c'est en général la tâche qui est trop grosse.
Les déséquilibres ne se voient qu'une fois tout écrit
Une personne qui approuve quatre lignes sur six est un goulot de validation. Quelqu'un qu'on consulte partout sans jamais lui confier de décision alourdit chaque circuit. Le tableau de bord fait ces comptes par intervenant.
Ce que contient le classeur
Quatre onglets, aucune macro, tout est visible et modifiable. Les cellules de calcul sont verrouillées pour qu'une formule ne parte pas par accident ; les cellules de saisie restent libres.
Une matrice qui se contrôle ligne par ligne
Soixante tâches, douze intervenants, et une liste déroulante à chaque croisement : R, A, C, I, S pour la variante RASCI, et RA quand la même personne réalise et approuve. En bout de ligne, le nombre de R et de A, et une colonne Contrôle qui passe au rouge dès qu'une tâche n'a pas exactement un réalisateur et un approbateur.
Des lettres écrites en français, avec leur question
Chaque lettre porte son mot anglais, son équivalent français et la question qui permet de la placer : « qui produit le livrable ? » pour le R, « de qui l'avis manquerait si on décidait sans lui ? » pour le C. Les intervenants se saisissent au même endroit et remontent seuls en tête de la matrice.
Ce que porte chaque intervenant
Pour chaque personne ou service, le nombre de tâches réalisées, approuvées, consultées et informées. Au-delà de seuils que vous réglez, le classeur signale une surcharge probable, un goulot de validation, ou quelqu'un qu'on consulte partout sans jamais lui confier de décision.
Un tableau de bord qui liste ce qui reste à trancher
Le nombre de tâches, combien sont conformes, combien sont à retravailler, et combien d'intervenants sont signalés. En dessous, les dix premières lignes à reprendre, chacune avec sa raison, et un graphique des responsabilités de chacun.
Une matrice RACI utile n'est pas une matrice pleine. C'est une matrice où chaque ligne porte un seul nom en R et un seul en A.
Comment s'en servir
Cinq étapes. La quatrième est celle que les matrices sautent : une ligne qui ne passe pas le contrôle est presque toujours une tâche à couper en deux.
Les rôles ne sont clairement définis que dans une organisation sur deux
Avant de parler de mauvaise exécution, il faut regarder si les responsabilités ont seulement été écrites.
- 45 à 50 %
seulement des répondants estiment que les rôles et responsabilités sont clairement définis
Wellingtone, State of Project Management 2021 - 35 à 40 %
seulement estiment que le chef de projet dispose d'une stratégie définie et d'une feuille de route validée
Wellingtone, State of Project Management 2021 - 29 %
des projets qui échouent citent une communication pauvre ou inadéquate parmi les causes principales
PMI, Pulse of the Profession 2018, 4 455 praticiens
Une responsabilité écrite nulle part se découvre au moment où elle bloque, et c'est rarement le bon moment pour la négocier.
Où ce classeur s'arrête
Une matrice sur tableur tient très bien l'atelier où on la construit. Ce qui la rend fausse ensuite n'a rien à voir avec Excel : ce sont quatre manques que le format ne peut pas combler.
Le classeur compte des lettres, pas des jours
Un intervenant peut réaliser dix lignes sans que le fichier sache s'il a dix jours ou dix semaines devant lui. Le signal de surcharge repose sur un nombre de tâches, pas sur leur durée ni sur les absences : une personne à mi-temps et une personne à plein temps pèsent pareil.
Rien ne dit qui attend qui
La matrice attribue des rôles, elle ne relie pas les tâches entre elles. Vous savez que la DSI réalise le paramétrage, pas que la recette en dépend, ni ce qu'un retard de validation décalerait ensuite.
Une matrice vaut ce que valent ses lignes
Le classeur vérifie un seul R et un seul A par ligne, pas que la ligne soit une vraie tâche. Une ligne « Conception » passera le contrôle avec un seul nom, et restera trop grosse pour que quiconque la porte vraiment. Le travail de découpage se fait avant.
Elle devient fausse sans prévenir
Un départ, une réorganisation, un prestataire remplacé : la matrice ne le sait pas. Et une matrice fausse est pire qu'une matrice absente, parce qu'elle donne l'impression que la question des responsabilités est réglée.
Aucun de ces quatre points n'est un défaut du modèle. Ce sont les limites d'une matrice tenue à part du projet qu'elle décrit.
Une matrice seule, ou des responsabilités posées sur un projet construit
La matrice seule
Vous savez qui fait quoi, sans savoir si ça tient dans le temps de chacun.
- Les lignes viennent d'une liste, pas d'un découpage du projet
- Rien ne relie une tâche à celles qui l'attendent
- La charge se compte en lettres, jamais en jours
- Les absences n'apparaissent nulle part
- Chaque réorganisation se reporte à la main
Avec un projet construit dans Orchesia
Chaque tâche a ses membres, sa durée et ses dépendances, au même endroit.
- Le projet est découpé dans une carte mentale, chaque tâche a ses membres
- Les dépendances sont déclarées, on voit qui attend qui
- La charge de travail se lit par personne et par période, absences comprises
- Des rôles et des permissions fixent qui peut modifier quoi
- Un client ou un sous-traitant suit le projet en lecture, sans siège payant
Vous le faites sur Excel ?
C'est l'outil le plus courant pour une matrice RACI, et pour la construire en atelier il fait très bien le travail. Le fichier part immédiatement après validation, sans confirmation à attendre dans votre boîte mail.
Ce que vous recevez
- Classeur .xlsx de 85 Ko, sans macro, compatible Excel, LibreOffice et Google Sheets
- Quatre onglets : mode d'emploi, paramètres, matrice, tableau de bord
- 60 tâches et 12 intervenants prévus, seuils de signalement modifiables
- Un exemple rempli, le déploiement d'un outil RH, avec une ligne fausse exprès
Questions fréquentes
Oui, et sans contrepartie au-delà de votre adresse e-mail, qui sert à vous remettre le fichier. Vous n'êtes inscrit à la newsletter que si vous cochez la case prévue pour ça, et le fichier part de la même façon dans les deux cas.
R, Responsible, c'est celui qui réalise la tâche. A, Accountable, celui qui l'approuve, tranche en cas de désaccord et répond du résultat. C, Consulted, celui dont on demande l'avis avant de décider. I, Informed, celui qu'on prévient une fois la décision prise. Attention au faux ami : en anglais, Responsible désigne le réalisateur, pas « le responsable » au sens français, qui est le A.
Parce que deux réalisateurs sur une ligne, ce sont deux personnes qui pensent que l'autre s'en occupe, et deux approbateurs, deux personnes qui attendent que l'autre tranche. Quand deux noms semblent légitimes, la tâche est en général trop grosse : coupez-la en deux, et chaque moitié retrouve un seul R et un seul A.
S, Support, sert la variante RASCI : quelqu'un aide le réalisateur sans porter la tâche. RA signifie que la même personne réalise et approuve, comme un demandeur qui valide sa propre recette. Le contrôle l'accepte, mais le signale en orange, parce qu'aucun regard extérieur ne s'exerce alors sur la ligne.
Le classeur compte, pour chaque intervenant, les tâches où il réalise, approuve, est consulté ou informé. Par défaut, il signale une surcharge probable à partir de 5 réalisations, un goulot de validation à partir de 4 approbations, et quelqu'un de consulté partout à partir de 3 consultations sans aucune réalisation ni approbation. Ces seuils se modifient dans l'onglet Paramètres.
Les deux se pratiquent. Les services vieillissent mieux, puisqu'un départ ne rend pas la matrice fausse. Les noms sont plus clairs, parce que personne ne se cache derrière un service. Sur un projet court, mettez des noms ; sur un programme long, mettez des services et gardez la liste des personnes dans la colonne Rôle ou entité.
Le fichier est un .xlsx classique, sans macro. Il s'ouvre dans Excel, dans LibreOffice Calc et dans Google Sheets. Les listes déroulantes et les couleurs du contrôle sont conservées ; sur Google Sheets, l'affichage du graphique du tableau de bord peut différer légèrement.
Uniquement celles qui portent une formule ou un en-tête, pour qu'un copier-coller ne les écrase pas. Toutes les cellules de saisie restent libres : intervenants, seuils, tâches et lettres. Si vous voulez modifier une formule, la protection s'enlève depuis l'onglet Révision avec le mot de passe « orchesia ».
Non, pas sous forme de lettres, et autant le dire ici. Dans Orchesia, chaque tâche a ses membres, des rôles personnalisés fixent qui peut modifier quoi, et la charge de travail montre ce que chacun porte sur la période, absences comprises. C'est ce qui permet de vérifier que les responsabilités écrites dans la matrice tiennent dans le temps de chacun.
Pour aller plus loin
Les méthodes derrière l’outil, expliquées en détail.
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Pourquoi le travail réel est découvert trop tard dans les projetsTâches oubliées, charge sous-estimée, validations et migrations oubliées : quand les équipes qui exécutent n'explorent pas le travail avant les engagements, la charge réelle n'apparaît qu'en cours de route.
Attribuer des rôles ne suffit pas si personne ne sait ce que chaque tâche demande.
Sans découpage ni durées, on ignore si les responsabilités tiennent dans le temps de chacun. Découpez, reliez, voyez la charge de chacun : essai gratuit 30 jours, sans carte bancaire.