Template de gestion de projet agile : le classeur qui calcule ce qui tient dans un sprint
Un backlog priorisé, des cycles datés, la disponibilité déclarée de chaque personne, et une jauge charge contre capacité qui se remplit pendant que vous planifiez. Gratuit, en français, sans macro.
Fichier .xlsx · 83 Ko · aucune macro
Le principe : on ne remplit pas un sprint, on le remplit jusqu'à une limite
Et cette limite se calcule.
La capacité n'est pas le nombre de personnes
Cinq personnes sur deux semaines, ce n'est pas dix jours-homme par tête. C'est la somme de ce que chacun peut réellement consacrer au sujet, semaine par semaine. Le classeur vous fait déclarer ce chiffre au lieu de le supposer.
Un cycle est une période fermée
Deux dates, pas une intention. La durée du cycle transforme des jours par semaine en un total d'heures, et ce total devient le plafond. Tout ce qui dépasse est un arbitrage à rendre maintenant, pas une mauvaise surprise à la revue.
La comparaison doit être visible pendant la réunion
Un total qui n'apparaît qu'après coup ne sert à rien. Ici le taux d'occupation change à chaque élément rattaché au cycle, avec des seuils de couleur que vous réglez. La discussion s'arrête quand la jauge est pleine, pas quand l'heure est écoulée.
Ce que contient le classeur
Quatre onglets, aucune macro, tout est visible et modifiable. Les cellules de calcul sont verrouillées pour qu'une formule ne parte pas par accident ; les cellules de saisie restent libres.
Un tableau de bord qui répond en un coup d'œil
Vous choisissez le cycle en haut, et quatre indicateurs se recalculent : capacité de l'équipe, charge planifiée, taux d'occupation, capacité restante. Une phrase en dessous dit où vous en êtes, et le taux passe en ambre puis en rouge selon les seuils que vous avez fixés. Deux graphiques complètent la lecture : capacité contre charge par cycle, et charge par personne.
Une capacité déclarée personne par personne
Une grille croise vos membres et vos cycles : pour chaque case, le nombre de jours réellement disponibles par semaine, de 0 à 7. Cinq pour quelqu'un à plein temps sur le sujet, deux pour quelqu'un qui partage sa semaine. La capacité du cycle se déduit des dates, du réglage jours ouvrés et du nombre d'heures par jour.
Un backlog qui couvre plusieurs projets
Cent cinquante lignes prêtes à l'emploi, avec identifiant automatique, listes déroulantes pour le projet, la phase, le responsable et l'état, priorisation MoSCoW colorée, et un reste à faire calculé depuis l'avancement. La colonne Cycle est celle qui compte : c'est elle qui fait entrer un élément dans un sprint, et les éléments non planifiés apparaissent en grisé.
La charge répartie, personne par personne
Sous le tableau de bord, une deuxième table donne pour chaque membre sa capacité sur le cycle, ce qui lui est affecté et son taux d'occupation. C'est là que se voit le déséquilibre qu'un total d'équipe masque : une équipe à 70 % peut très bien cacher quelqu'un à 130 %.
Un sprint bien planifié n'est pas un sprint plein. C'est un sprint dont l'équipe sait qu'il tient.
Comment s'en servir
Cinq étapes, dont une seule change vraiment le résultat : déclarer la disponibilité avant de charger le cycle, pas après.
Un tiers des PME n'utilise aucun logiciel de gestion de projet
Et parmi celles qui en utilisent un, la majorité cherche à en changer.
- 35 %
des PME n'utilisent rien d'autre qu'Excel, Outlook ou le papier
Capterra 2018, 753 personnes, dont 250 en PME et ETI - 55 %
des employés équipés d'un logiciel de gestion de projet cherchent à en changer
Capterra 2018 - 2 à 15 %
seulement des projets appliquent systématiquement une méthode approuvée par la recherche
PMI, Pulse of the Profession 2018
Où ce classeur s'arrête
Il est honnête de le dire maintenant que vous l'avez : un tableur de planification tient bien les premières semaines, puis il décroche. Toujours pour les mêmes quatre raisons, et aucune ne se corrige par une formule de plus.
Le classeur ne sait pas ce qui s'est passé hier
Il recalcule ce que vous saisissez, quand vous le saisissez. Une tâche terminée, une durée revue, quelqu'un qui bascule sur un autre sujet : rien ne remonte tout seul. En pratique le fichier est juste le jour de la réunion, puis il vieillit jusqu'à la suivante.
Deux personnes, deux versions
Dès qu'il circule par mail, il se duplique. Sur un espace partagé, l'édition simultanée casse les filtres de l'un pendant que l'autre trie. Personne ne sait plus quelle copie fait foi, et c'est presque toujours la mauvaise qui est présentée.
Un fichier par équipe, mais les gens sont dans plusieurs
Le backlog couvre plusieurs projets tant qu'ils tiennent dans ce classeur. Le jour où une autre équipe ouvre le sien, la même personne apparaît dans deux fichiers avec deux disponibilités déclarées, et plus rien ne les réconcilie.
Aucune trace de ce qui avait été promis
Quand vous écrasez la capacité d'un cycle pour préparer le suivant, l'ancienne disparaît. Impossible de comparer ce que vous aviez prévu à ce qui s'est réellement fait, donc impossible de savoir de combien votre organisation se trompe, et dans quel sens.
Aucun de ces quatre points n'est un défaut du modèle. Ce sont les limites du support.
Le tableur, puis après
Avec le classeur
Le bon outil pour poser la méthode et convaincre l'équipe qu'elle vaut le coup.
- Vous saisissez la capacité à chaque cycle, à la main
- Le fichier est juste le jour de la réunion
- Une seule équipe, un seul fichier
- L'historique s'écrase à chaque nouveau cycle
- La charge réelle n'existe que si quelqu'un la ressaisit
Avec Orchesia
La même logique, mais tenue par l'outil plutôt que par vous.
- Le backlog est celui de tous vos projets, en permanence
- Le glisser-déposer met la jauge à jour en direct pour tout le monde
- Les cycles sont partagés entre les équipes du même espace
- Les cycles passés restent consultables
- L'avancement remonte du travail réel, pas d'une saisie
Vous préférez quand même Excel ?
C'est un choix défendable, et souvent le bon pour commencer : le classeur fait le calcul correctement, et vous n'avez rien à installer. Le fichier part immédiatement après validation, sans confirmation à attendre dans votre boîte mail.
Ce que vous recevez
- Classeur .xlsx de 83 Ko, sans macro, compatible Excel, LibreOffice et Google Sheets
- Quatre onglets : mode d'emploi, paramètres, backlog, tableau de bord
- Six cycles et dix membres prévus, extensibles
- Formules visibles, cellules de calcul protégées contre l'écrasement accidentel
Questions fréquentes
Oui, et sans contrepartie au-delà de votre adresse e-mail, qui sert à vous remettre le fichier. Vous n'êtes inscrit à la newsletter que si vous cochez la case prévue pour ça, et le fichier part de la même façon dans les deux cas.
Le fichier est un .xlsx classique, sans macro. Il s'ouvre dans Excel, dans LibreOffice Calc et dans Google Sheets. Sur Google Sheets, les mises en forme conditionnelles et les listes déroulantes sont converties, mais l'affichage des deux graphiques peut différer légèrement.
Uniquement celles qui portent une formule ou un en-tête, pour qu'un copier-coller ne les écrase pas. Toutes les cellules de saisie restent libres : paramètres, dates de cycles, disponibilités, backlog, choix du cycle analysé. Si vous voulez modifier une formule, la protection s'enlève depuis l'onglet Révision avec le mot de passe « orchesia ».
Capacité d'une personne égale jours disponibles par semaine, multiplié par le nombre de semaines du cycle, multiplié par le nombre d'heures par jour. La capacité du cycle est la somme des personnes. Le nombre de semaines vient des deux dates : sur les jours ouvrés divisés par cinq si vous cochez « Jours ouvrés uniquement », sur les jours calendaires divisés par sept sinon.
Non. Tout est exprimé en temps, parce qu'une disponibilité se déclare en jours et pas en points. Si votre équipe estime en points et pilote à la vélocité, ce classeur ne vous conviendra pas. Si elle estime en heures ou en jours, c'est exactement le modèle.
Il n'y a pas de gestion d'absences dédiée. C'est volontaire : la disponibilité se déclare par cycle, donc si quelqu'un est absent la moitié de la période, vous baissez son nombre de jours par semaine pour ce cycle. Une ligne à changer plutôt qu'un calendrier à tenir.
Six cycles et dix membres sont prévus. Au-delà, il faut étendre les plages des formules du tableau de bord, qui pointent sur ces lignes. C'est faisable, et c'est aussi le moment où un tableur commence à coûter plus de temps qu'il n'en fait gagner.
La logique est la même, elle est simplement tenue par l'outil : le backlog couvre en permanence tous vos projets, le glisser-déposer met la jauge à jour en direct pour toute l'équipe, et les cycles passés restent consultables. Le classeur, lui, ne sait que ce que vous avez saisi la dernière fois que vous l'avez ouvert.
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Le classeur vous montre la méthode. Le logiciel la tient à votre place.
Même raisonnement, mais le backlog couvre tous vos projets et la jauge se met à jour en direct. Gratuit sur un projet, sans limite de durée.