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Après l'essai · 1 projet · sans limite de durée
- Rétroplanning sur 1 événement
- Phases, jalons, éléments
- Kanban par phase
Le jour J ne bouge pas.
C'est tout le reste qui doit s'organiser autour.
Orchesia aide les équipes événementielles à partir de la date de l'événement pour poser les grandes phases, prioriser ce qui doit vraiment être fait et répartir la charge entre les équipes et prestataires, avant que la pression des dernières semaines ne s'installe.
Trois situations qui font déraper un événement quand la date est fixée trop tôt
Des phases posées au feeling, sans lien avec la date réelle
Le rétroplanning est construit « à l'instinct » plutôt qu'en remontant méthodiquement depuis le jour J. Certaines phases démarrent trop tard, d'autres mobilisent l'équipe alors que rien n'est encore prêt en amont.
Tout semble prioritaire jusqu'à ce qu'il soit trop tard
Sans priorisation claire, chaque tâche est traitée avec la même urgence. Dans les dernières semaines, l'équipe découvre que des éléments secondaires ont pris la place de tâches critiques pour le jour J.
Une charge invisible jusqu'à ce qu'elle explose
Les tâches sont réparties sans visibilité sur la disponibilité réelle des équipes et prestataires. À l'approche de l'événement, certains sont submergés pendant que d'autres attendent, et les arbitrages se font dans l'urgence.
Ce qu'Orchesia vous apporte
Des solutions adaptées à vos besoins spécifiques
Des grandes phases construites depuis la date de l'événement
Partez du jour J et remontez dans le temps avec la vue rétroplanning d'Orchesia : flexible, collaborative, et qui évolue tout au long de l'organisation. Chaque phase est positionnée en fonction de ce qu'elle doit produire avant la suivante, pas au hasard.
Une priorisation claire de ce qui compte vraiment
Listez les éléments à produire dans chaque phase et priorisez-les avec le Kanban de priorisation d'Orchesia. L'équipe voit d'un coup d'œil l'essentiel pour le jour J, et ce qu'il faudra sacrifier en premier si le temps venait à manquer.
Une charge répartie et contrôlée avant qu'elle ne devienne intenable
Avec la planification des cycles d'Orchesia, affectez les personnes, leurs heures et leurs prestataires par glisser-déposer. Vérifiez en temps réel que la charge reste compatible avec la disponibilité réelle de chacun, y compris sur les autres projets en cours.
Une organisation événementielle qui part du jour J, pas qui y arrive par hasard
Orchesia guide les équipes événementielles depuis la date fixée jusqu'à la répartition fine du travail entre équipes et prestataires.
01
Les grandes phases définies depuis la date de l'événement
Partez du jour J et remontez dans le temps pour poser les jalons : logistique, prestataires, communication, validations. La vue rétroplanning évolue avec vous si une contrainte ou une date intermédiaire change.
02
Les éléments à produire, priorisés phase par phase
Dans chaque phase, listez ce qui doit être livré, puis priorisez avec le Kanban dédié. Ce qui est critique pour le jour J reste visible ; ce qui peut attendre ou être abandonné est identifié dès le départ, pas découvert en pleine crise.
03
La charge répartie et contrôlée jusqu'au jour J
Affectez les personnes et prestataires sur les cycles de travail, suivez la charge en temps réel et ajustez avant que la pression ne monte. Vous savez à tout moment qui est disponible et qui est sous tension.
Avant
Sans rétroplanning structuré
L'organisation démarre sans véritable point de départ depuis le jour J.
- Phases posées sans méthode, déconnectées de la date réelle
- Priorités floues, tout semble urgent en même temps
- Charge de travail invisible jusqu'à ce qu'elle déborde
- Arbitrages faits dans l'urgence à l'approche de l'événement
- Équipes et prestataires en mode crise dans les dernières semaines
Apres
Avec Orchesia
L'organisation part du jour J et s'organise méthodiquement vers l'arrière.
- Grandes phases construites depuis la date cible, jalons cohérents
- Priorités claires dans chaque phase, arbitrages faits en amont
- Charge des équipes et prestataires visible et contrôlée en continu
- Tensions identifiées plusieurs semaines avant qu'elles posent problème
- Équipes qui exécutent sereinement jusqu'au jour J
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Essai gratuit de 30 jours · Sans engagement · Sans carte bancaire
À la fin de l'essai, continuez gratuitement sur un projet simplifié, ou choisissez une offre payante pour plusieurs projets et le mode structuré.
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Pour événements complexes et multi-projets
- Plusieurs projets
- Mode structuré (WBS, PERT, Gantt)
- Collaboration multi-sièges
Questions frequentes
Non. Orchesia intervient en amont pour construire le rétroplanning, prioriser le travail et répartir la charge. L'objectif est que l'exécution le jour J se déroule sans improvisation, parce que tout a été organisé depuis la date cible.
Oui. Orchesia est utilisé aussi bien par des agences gérant plusieurs prestataires que par des équipes internes organisant des événements complexes. Dans les deux cas, il permet de partir de la date fixée pour organiser le travail sans subir le calendrier.
Non. Orchesia est avant tout un outil de pilotage pour l'équipe en charge de l'organisation. Certains jalons ou priorités peuvent être partagés avec les prestataires sans qu'ils aient besoin d'accéder à l'outil.
La vue rétroplanning évolue tout au long de l'organisation. Si un jalon bouge, les phases suivantes et les priorités se réajustent sans reconstruire tout le planning dans un fichier figé.
Quelques heures suffisent. L'outil repose sur des concepts familiers aux équipes événementielles : phases, priorités, charge, prestataires.
Arrêtez d'organiser des événements à l'instinct.
Orchesia aide les équipes événementielles à partir de la date du jour J pour construire les phases, prioriser le travail et répartir la charge avant que la pression ne monte.
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