Bien définir son projet : périmètre, objectifs et livrables

D’après une étude menée par le PMI (Pulse of the Profession 2018: Success in Disruptive Times) auprès de plus de 4 000 gestionnaires de projet, 29 % des projets échouent en raison d’objectifs et d’une vision mal définis dès le départ. Cette étude, ainsi que d’autres recherches (Gobeli et Larson 1990, Standish Group 2009, Pinto et Slevin 1988), met en évidence un lien direct entre la réussite d’un projet et la clarté de la définition des objectifs et du périmètre d’un projet.

Définir le contenu d’un projet : au-delà du cahier des charges

La définition du contenu d’un projet va bien au-delà du simple cahier des charges. Elle permet d’encadrer ce qui sera livré, de clarifier les attentes et d’assurer une vision commune entre toutes les parties prenantes. Ce processus décrit en détail les objectifs, les livrables et les contraintes du projet afin de garantir son alignement avec les besoins du commanditaire et les exigences stratégiques.

Plus qu’un document contractuel, la définition du contenu d’un projet sert de référence à chaque étape de son cycle de vie. Elle facilite la prise de décision, aide à anticiper les risques et offre une base solide pour structurer les activités à réaliser.

La définition du contenu du projet inclut les éléments suivants :

Les objectifs du projet

La première étape de définition du contenu d’un projet consiste à déterminer le ou les objectifs à atteindre pour répondre aux attentes du commanditaire. Un objectif de projet doit répondre aux questions essentielles : "Quoi ?", "Quand ?" et "Combien ?".

Les objectifs du projet sont des résultats globaux à obtenir pour atteindre la finalité du projet. Ils permettent aux membres de l'équipe d'évaluer régulièrement leur travail et de se réajuster en cas d’écart, contribuant ainsi à la réussite globale du projet.

Selon la complexité du projet, plusieurs objectifs peuvent être nécessaires pour répondre efficacement aux besoins exprimés. Il n’existe pas de règle stricte quant à leur nombre, seul le bon sens prévaut.

Les livrables du projet

Une fois les objectifs définis, ils peuvent être décomposés en livrables de projet. Ces livrables sont des résultats tangibles, mesurables et vérifiables attendus lors de la réalisation d’un objectif.

Les livrables ne se limitent pas à l’aboutissement final du projet. Les réalisations intermédiaires, telles que les budgets, plans, maquettes ou ébauches, sont également considérées comme des livrables.

On distingue deux types de livrables :

• Les livrables externes, qui sont les résultats destinés au client (ex. : rapport d’audit, plan de formation, identité visuelle).

• Les livrables internes, qui ne sont pas directement présentés au client mais sont essentiels au bon déroulement du projet (ex. : tests qualité, rapports d’avancement, études de faisabilité).

Les jalons du projet

Une fois les objectifs et livrables du projet rédigés et validés par l’ensemble des parties prenantes, il est temps de définir les jalons du projet.

Un jalon est un événement clé prédéterminé qui marque une étape significative du projet. Il sert de repère stratégique pour suivre l’avancement et structurer le déroulement du projet.

Les jalons fournissent une première estimation du calendrier du projet et servent de points de contrôle. Ils sont généralement associés à un livrable, ce dernier constituant souvent la preuve que le jalon a bien été franchi. Leur validation permet aux parties prenantes d’évaluer les progrès et d’ajuster si nécessaire la trajectoire du projet.

Les jalons se positionnent naturellement dans le temps lors du séquençage du projet. Cependant, certains peuvent être fixés en fonction de raisons externes, comme une échéance imposée par le client, une réunion stratégique ou un événement spécifique (ex. : salon, conférence, lancement produit) et imposent ainsi des contraintes de temps au projet.

Les exigences techniques

Les exigences techniques sont des conditions ou capacités qui doivent être présentes dans un produit, un service ou un résultat pour satisfaire à ses spécifications. C’est-à-dire que ce sont des règles à respecter ou des fonctionnalités spécifiques que doivent respecter les livrables produits au cours du projet. Les exigences techniques couvrent les aspects suivants :

• La performance : le moteur doit pouvoir développer 300 chevaux, l’application doit pouvoir accueillir 10 000 utilisateurs simultanément, …

• La sécurité : les données à caractère personnel doivent être chiffrées, le dispositif médical doit être stérile à 99.9%, …

• L’architecture et l’infrastructure : l’application doit être codée en React.js, l’accès aux étages doit être assuré par 3 ascenseurs indépendants, …

• La compatibilité et l’intégration : le moteur électrique doit être compatible avec des batteries au lithium et des batteries hydrogène, le système doit pouvoir importer des fichiers Excel, CSV et JSON, …

• La fiabilité et la disponibilité : le système doit avoir un taux de disponibilité de 99,9 %, le train doit pouvoir rouler 1 million de kilomètres sans panne majeure, …

• L’ergonomie et l’accessibilité : l’interface utilisateur doit être conforme aux normes WCAG 2.1 pour les personnes en situation de handicap, la voiture doit offrir une prise en main intuitive et des commandes ergonomiques, …

Ces exigences découlent des attentes du client, des réglementations en vigueur ou des contraintes techniques du projet.

Les limites et exclusions

Les limites et exclusions d’un projet permettent de définir clairement ce qui est inclus et ce qui ne l’est pas dans le périmètre du projet. Elles évitent les malentendus et protègent l’équipe projet contre les dérives abusives de périmètre.

• Les limites définissent ce que le projet couvre et jusqu’où il s’étend. Elles délimitent les responsabilités, les ressources, les processus et les résultats. Cela permet d’éviter les attentes irréalistes et les demandes hors du périmètre du client : l’application est développée pour Windows uniquement, l’entreprise construit uniquement l’extérieur du bâtiment, …

• Les exclusions indiquent explicitement ce qui est exclu du projet. Elles précisent ce que le projet ne prendra pas en charge, permettant ainsi de clarifier et éviter toute confusion avec le commanditaire. Elles vont plus loin que les limites : l’application ne sera pas développée pour Android, l’entreprise ne s’occupera pas de l’aménagement intérieur, …

Définir les limites et exclusions dès le début d’un projet permet d’éviter les dérives, de mieux gérer les ressources et de clarifier les attentes des parties prenantes.

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Comme nous l’avons vu, démarrer un projet nécessite de poser des bases solides et de définir explicitement ses objectifs, livrables, jalons, exigences et limites.

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Décomposez vos objectifs en livrables internes et externes, attribuez les bons rôles à votre commanditaire pour lui offrir de la visibilité et la possibilité de commenter ou valider les résultats attendus. Suivez et documentez directement les avancements dans le détail de chaque livrable.

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